Zbavte se nepotřebných reportů a nezatěžujte manažery kvantem dat

Jak ve firmě efektivně pracovat s daty? Nevytvářet více reportů, než je třeba, neohýbat čísla a nezatěžovat zbytečně manažery sbíráním a zpracováváním dat.

To jsou v kostce tři zásady, kterými se řídí výkonný ředitel TREXIMY Jaromír Janoš.

„Vytváření příliš velkého množství reportů je časově nejnáročnější způsob, jak neměřit nic,“ uvedl na květnovém setkání HR Meeting, které TREXIMA dvakrát ročně pořádá. Základem je podle něj najít rozumnou míru a přestat měřit věci, které zrovna nepotřebujeme. Jako příklad uvádí hodnocení spokojenosti zaměstnanců. „Už se tam neobjevovaly inspirativní podněty, tak jsme se jej rozhodli na rok vynechat a dát tomu pauzu,“ dělí se o svoji zkušenost.

„Na začátku bývá velmi dobře míněná touha zlepšit fungování. Vstupujete do toho s tím, že potřebujeme nějaká čísla, tak si nadefinujeme pár klíčových ukazatelů – data tu někde máme, posbíráme je, hodíme je do pěkných tabulek, nebude to moc práce, manažeři získají přehled a najednou budou lépe řídit. A realita? Vznikne velká spousta reportů,“ myslí si šéf TREXIMY.

Stejně tak je podle něj důležité, aby šéfové sami sobě nelhali. „Nepřipouštějte situaci, kdy reporty umožňují více výkladů, skrývání nepříjemných ukazatelů nebo dokonce ‘maskovací’ změny zadání,“ uvádí.

A v neposlední řadě je podle něj klíčové otočit role. „Ze začátku jsme manažerům dávali za úkol, aby připravili reporty. V tu chvíli to pro ně ale byla práce navíc, oni se vyčerpali při tvorbě toho reportu a už neměli energii provádět případné změny na základě získaných čísel,“ popisuje Janoš a zdůrazňuje, že manažeři by reporty neměli produkovat, ale jen na jejich základě následně rozhodovat.

Jak na to

Pokud přitom firma nechce zaměstnávat obrovský tým dalších lidí, který tedy bude potřebná data sbírat a soustřeďovat, neobejde se bez nějaké automatizace. V tomto případě mohou podle Janoše pomoct nástroje business intelligence (BI), například Power BI od Microsoftu.

„Tyto systémy bývaly dlouho budovány tak, že kromě několika ajťáků to neuměl ve firmě nikdo nasadit,“ uvádí Janoš. Současné nástroje jsou podle něj ale natolik uživatelsky přátelské, že si manažeři „mohou pohrát s reportem sami“ a v podstatě k tomu specialistu na IT nepotřebují.

Výhoda nástrojů BI podle něj spočívá v tom, že umožňují takzvaný drill down neboli proklikávání do hloubky. Jinými slovy – základní report sestává z několika hlavních přehledných grafů. Ty lze následně „rozklikat“ na podrobnější informace.

Nejprve stačí základní přehled

Jako příklad uvádí Janoš evidenci docházky. Zaměstnanci vykazují, kolik odpracovali dní na jednotlivých projektech a agendách. V nástroji BI pak lze zobrazit výsledky. „Například se mohu za vybrané měsíce podívat, kolik který útvar věnoval administrativě, kolik obchodu a přípravě zakázek a kolik jejich realizaci. To pak lze proklikávat do hloubky, například po jednotlivých zaměstnancích. Když třeba zjistíte, že se někdo z úseku vnitřních služeb podílel na vývoji, což není zcela obvyklé, můžete zjistit, kterého zaměstnance se to týkalo, a hned ověřit, na čem konkrétně pracoval,“ popisuje Janoš.

„Pokud bychom to chtěli dostat do papírů, vygenerujeme za každého obrovské množství textu. U většiny zaměstnanců je to přitom většinou nezajímavé a jen v některých případech nějaká informace stojí za to. Jenže my dopředu nevíme, která to bude,“ pokračuje.

„Používáním BI tak můžete obrovským způsobem redukovat množství reportů. Které nejen že zpracováváte, ale také nutíte manažery se jimi zabývat. Přitom jim stačí nabídnout základní sestavu, a teprve když je v ní něco divného, tak ať se jí zabývají do hloubky,“ věří Janoš.

Nástroje BI mají podle něj jediné úskalí. „Je to hračka, a pokud to dostane do rukou někdo hravý, vytvoří reportů příliš mnoho,“ říká. V takovém případě je podle něj tedy opět třeba vrátit se k první ze tří zmíněných zásad – že méně je někdy více.

 

Přečtěte si další články:

Jakým způsobem pracují firmy s daty v oblasti HR? Nová studie

Pro firmy je rozhodující stav „zítra“ A k tomu potřebují data

Dobře nastavený HR controlling může firmě ušetřit peníze

Manažeři mají jediný nástroj na vedení lidí. Dobrou komunikaci

 

Napište nám

Naše projekty

Učíme firmy, jak nabírat, hodnotit a dál rozvíjet zaměstnance

Motivace 8000

Zajišťujeme krajům informace o žácích tamních středních škol

VVPO

Vyvíjíme software, který vám usnadní hodnocení zaměstnanců

Talent management